Uchrashuvlarni boshqarish bo'yicha amaliyotlar samaradorlikni oshirishga yordam beradi
Tarkib
- Uchrashuvni boshqarish kaliti - PAT stendi
- Uchrashuvlaringizni o'z vaqtida boshlang
- Uchrashuvni mavzu bo'yicha o'tkazing
- Uchrashuv yozuvlari / daqiqalarini saqlash va tarqatish
- Pastki chiziq
Biz o'z ishimizning ko'p qismini yig'ilishlarda o'tkazamiz. Ko'pgina hollarda, uchrashuvlarni boshqarishning yomon amaliyoti qatnashchilarning vaqtidan samarasiz foydalanishga olib keladi. Tegishli maqolada biz beshta umumiy uchrashuv stsenariylarini samarali tadbirlarga aylantirish bo'yicha ko'rsatmalar beramiz. Foydani, samaradorlikni va yig'ilishlarning ta'sirini kuchaytirishga yordam beradigan qo'shimcha g'oyalar.
Uchrashuvni boshqarish kaliti - PAT stendi
Ba'zi menejerlar P.A.T.dan foydalanadilar. talab qilinadigan yig'ilishlarga yondashuv Purpose, an Agenda va a Timeframe. Sessiya oldidan ishtirokchilarni ushbu muhim holatlar bilan qurollash, odamlarning uchrashuvga tayyorligini va uchrashuvning umumiy maqsadini qo'llab-quvvatlashini ta'minlaydi. Aniq P.A.T. reja samarali sessiyani ta'minlashga yordam beradi.
Uchrashuv maqsadini ko'pi bilan 1-2 ta jumlada aniqlay olish kerak. "Ushbu yig'ilish yangi marketing kampaniyasini rejalashtirishdir" yoki "ushbu yig'ilish yuklarni qaytarib berish bilan bog'liq yangi siyosatni ko'rib chiqadi." Maqsad hamma uchun nima uchun u erda ekanliklarini, nima qilish kerakligini va qanday qilib taraqqiyotni qanday boshqarishni va xulosaga kelishga yordam berishini ta'minlashga yordam beradi.
Kun tartibini belgilang. Ko'rib chiqadigan / muhokama qiladigan / tekshiradigan narsalarning ro'yxatini yozing. Biz kun tartibining har bir bandi uchun vaqtni belgilashni xohlaymiz (quyida ko'rib chiqing) va muhokamani olib borishga mas'ul bo'lgan shaxsni aniqlaymiz. Vaqtni belgilang; hech bo'lmaganda boshlanish va tugash vaqtlarini belgilang. Shuningdek, kun tartibidagi har bir bandning davomiyligini belgilashni maslahat beramiz. Bular umumiy yig'ilish muddatiga to'g'ri kelishi kerak.
Uchrashuvlaringizni o'z vaqtida boshlang
Agar siz rejalashtirilgan boshlanish vaqtidan besh yoki o'n minut o'tguncha odamlar yig'ilishlarga aralashadigan madaniyatlarning birida ishlasangiz, yangi tendentsiyani boshlash vaqti keldi. Bir firma o'z menejerlarini belgilangan vaqt boshida eshikni yopishga chorlaydi, kechikganlar esa tashrif buyurishmaydi. Garchi bu sizning harakatingizdan ko'ra dramatik bo'lsa-da, siz uchrashuvni tartibga keltirish, maqsadni ko'rib chiqish va kutish va vaqtni tasdiqlash haqida hech qanday ma'lumotga ega bo'lmasligingiz kerak.
Sehrgarlar paydo bo'lishini kutmang. Agar kimdir kechiksa, orqaga o'girilib, avval yoritilgan narsalarni ko'rib chiqmang. Uchrashuv mavzularini davom ettiring. Bu g'alati odam uchun noqulay bo'ladi va keyingi uchrashuvga o'z vaqtida etib kelish imkoniyatini yaxshilaydi.
Agar yig'ilish tashkilotchisi / homiysi o'z vaqtida kelmasa, yig'ilish bekor qilingan deb hisoblang va ishingizga qaytib boring. Beshdan etti daqiqagacha kutish vaqti o'rtacha. Noto'g'ri, yig'ilish tashkilotchisi kutilmagan qiyinchilikka duch keldi va sizni kutib vaqtingizni sarflamaslikni afzal ko'radi.
Uchrashuvni mavzu bo'yicha o'tkazing
Uchrashuv davomida barchani kuzatib turish vazifasini kimgadir topshirish yaxshi amaliyotdir. Ko'pincha munozaralar cho'kib ketadi, so'ngra fikrlar, g'oyalar, faktlar va hissiyotlar uyg'onadi. Buning o'rniga, rolni tayinlang va ishtirokchilarga, agar kimdir munozara kun tartibidan va muayyan munozaradan chetga chiqsa, u aralashadi deb xabar beradi. Ba'zi firmalarda bu rol "Trafikni boshqarish", boshqalarida "Mavzu saqlovchi" deb nomlanadi. Yorliq qanday bo'lishidan qat'i nazar, bu sizning uchrashuvlaringizning samaradorligi va samaradorligini oshirishda juda muhimdir.
Agar kun tartibidan tashqari, ammo muhokama qilinishi zarur bo'lgan qo'shimcha mavzular paydo bo'lsa, ularni aniq tutib olish va kelajakda ko'rib chiqish va muhokama qilish uchun yoki alohida yig'ilish uchun "otopark" ga joylashtirish kerak. Uchrashuv egasi, agar u umumiy yig'ilishni qo'llab-quvvatlasa, kichik munozarali munozaraga ruxsat berish huquqini o'zida saqlab qoladi.
Uchrashuv yozuvlari / daqiqalarini saqlash va tarqatish
Uchrashuv tashkilotchisidan tashqari kimdir yig'ilish bayonnomasini yuritishi kerak. Daqiqalarni yaxshi yozib olish quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- Uchrashuv vaqti, sanasi, joylashgan joyi
- Maqsadning tavsifi
- Kun tartibi nusxasi
- Ishtirokchilar ro'yxati va kelmaganlarning ro'yxati
- Xulosa, harakat moddalari, majburiyatlar va bajarilish sanalari batafsil ro'yxati. Ko'plab notekislar kun tartibidan xulosalar va harakatlar ro'yxati uchun qo'llanma sifatida foydalanadilar.
- Agar kerak bo'lsa, keyingi rejalashtirilgan uchrashuv.
Ideal holda, yig'ilish yozuvlarini yig'ilish tugaganidan keyin imkon qadar tezroq va mutlaqo bir ish kuni ichida tarqating. Protokol va eslatmalar ishtirokchilar uchun muhim eslatma bo'lib, shuningdek boshqa manfaatdor tomonlar yoki uchrashuvni o'tkazib yuborganlar uchun ma'lumot manbai bo'lib xizmat qiladi. Daqiqalar odamlarga va jamoalarga o'zlarining keyingi kuzatilgan harakatlari to'g'risida eslatish uchun ajoyib vositadir.
Pastki chiziq
Yig'ilish ijobiy natijalarga olib kelishi mumkin, bu loyihalarni va odamlarni ilgari surishga yordam beradi, bunga ishonmang. Uchrashuvni boshqarish texnikasini ba'zi tirishqoqlik va qasddan kuchaytirish sizning ajoyib natijaga erishish imkoniyatingizni yaxshilaydi.
