Qog'oz ishini qanday tashkil qilish kerak

Tarkib

• Ishni boshlash
• Hujjatlaringizni to'plang
• Toiflang
• Alohida muhim hujjatlar
• Hamyoningizni nusxasini oling
• Oddiy topshirish tizimini yarating
• Davomli texnik xizmat

Ko'p odamlar muhim hujjat kerak bo'lmaguncha o'ylamaydilar. Agar sizning hujjatlaringiz hamma joyda tarqalsa va sizning uy ofisingizda markaziy tashkilot tizimi bo'lmasa, narsalarni qidirish uchun ko'p vaqt va kuch sarflashingiz mumkin. Hatto biror narsani yo'qotishingiz mumkin.

Ishni boshlash

Bir nechta oddiy qadamlar bilan siz o'zingizning muhim qog'ozli hujjatlaringizni tartibga solishingiz mumkin: sizga ikkita ikkita tortmasin shkafi yoki ko'chma osma fayl qutisi, olti xil rangdagi fayllar osilgan, manila uchinchi qirrali, yuqori tabli papkalar va boshqa narsalar kerak bo'ladi. ixtiyoriy yong'inga qarshi xavfsiz. Yoki siz katta bog'lovchi va yorliq qo'shimchalarini sotib olishingiz mumkin. Endi siz boshlashga tayyormiz.

Hujjatlaringizni to'plang

Barcha muhim hujjatlaringizni tartibga solishdan oldin ularni topishingiz kerak. Ba'zan buni aytish osonroq. Uyingizdagi ofis ish stolini va stolingizga yoki stolingizga yopishtirilgan qog'ozlarni tekshiring. Oshxonadagi peshtaxtalarga, shuningdek oshxonadagi tortmalar va savatlarga o'ralgan qoziq qog'ozlarni tekshiring. Yotoq xonangizga va tungi stolingizga qarang. Va nihoyat, lekin ahamiyatsizki, tasodifan olib yurgan muhim hujjatlaringiz uchun hamyoningiz yoki portfelingizni tekshiring.

Toiflang

Eng muhim hujjatlar quyidagi oltita toifalardan biriga tushadi. Barcha to'plangan hujjatlaringizni quyidagicha tartiblang:

1. Uy va mulkni ro'yxatga olish: Ipoteka, mol-mulk bilan bog'liq ishlar, uyni obodonlashtirish bo'yicha loyihalar va kvitantsiyalar, jihozlar bo'yicha qo'llanmalar va kafolatlar, mulk solig'i to'g'risidagi ma'lumotlar, uyni sug'urtalash polislari va qo'llanmalar
2. Avtomatik yozuvlar: Sarlavhalar, xizmat ko'rsatish yozuvlari, sug'urta polisi va ma'lumotlari, qarz to'g'risidagi ma'lumotlar va to'lovlar yozuvlari
3. Salomatlik yozuvlari: sug'urta polisi, tibbiy sug'urta bo'yicha qo'llanmalar, tibbiy imtiyozlarning tushuntirishlari, vrachning to'lov hujjatlari, retseptlar, sarf-xarajatlar to'g'risidagi ma'lumotlarning mosligi, tibbiy ma'lumotnomalar, tibbiy ko'rsatmalar, hayotni sug'urtalash qoidalari
4. Moliyaviy yozuvlar: Bank hisobvaraqlari, soliq deklaratsiyalari, soliq imtiyozlari to'g'risidagi yozuvlar, investitsiya yozuvlari, ssudalar yozuvlari, kredit kartalari bo'yicha hisobotlar
5. Elektron qaydlar: Uyali telefon shartnomalari va jihozlar bo'yicha qo'llanmalar; kompyuterlar, noutbuklar va planshetlar uchun savdo kvitansiyalari va kafolatlari; kabel va Internet uchun rejalar va hisob-kitoblar; simsiz yo'riqnoma sotuvi to'g'risidagi kvitansiya va qo'llanma
6. Shaxsiy yozuvlar: Tug'ilganlik to'g'risidagi guvohnoma, nikoh to'g'risidagi guvohnoma, ajralish to'g'risidagi guvohnoma, vasiylik hujjatlari, ijtimoiy himoya to'g'risidagi ma'lumotlar, immunizatsiya to'g'risidagi yozuvlar, pasport, harbiy xizmatga oid yozuvlar, suvga cho'mish va tasdiqlash yozuvlari, vasiyatnomalar, dafn marosimi rejasi va dafn qilish joyi to'g'risidagi ma'lumotlar. Sizda har bir oila a'zosi uchun bu narsalar bo'lishi kerak. Agar sizda uy hayvonlari bo'lsa, siz ushbu toifadagi veterinariya va emlash ma'lumotlari kabi muhim hujjatlarni ham qo'shishingiz mumkin.

Alohida muhim hujjatlar

Sizning muhim hujjatlaringizning aksariyati muntazam ravishda saqlash kabinetida yoki ko'chma osilgan fayl qutisida saqlanishi mumkin. Biroq, ba'zilari haqiqatan ham yong'inga qarshi xavfsiz joyda yoki tashqi omborda, masalan, seyf qutisida saqlanishi kerak.

Vital hujjatlarni almashtirish juda qiyin yoki ko'p vaqt talab qiladigan hujjatlardir. Ular shaxsiy ma'lumotlarni o'g'irlash orqali o'g'rilar tomonidan buzilishi mumkin bo'lgan maxfiy ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Shu bilan birga, agar sizning uyingiz yong'in yoki toshqin natijasida vayron bo'lgan bo'lsa, siz ushbu muhim hujjatlarning saqlanib qolishini xohlar edingiz.

Aksariyat odamlar uchun quyidagi hujjatlar hayotiy ahamiyatga ega deb hisoblanadi: Ijtimoiy ta'minot to'g'risidagi ma'lumot, tug'ilganlik to'g'risidagi guvohnoma, sug'urta polisi va agentning aloqa ma'lumotlari, vasiyatnomalar, mulkiy harakatlar, avtoulovlarga tegishli hujjatlar, pasportlar va asl imzoni talab qiladigan har qanday shartnoma yoki kelishuv.

Yong'inga qarshi xavfsiz yoki tashqi muhitda saqlash uchun qo'yiladigan barcha muhim hujjatlarning asosiy ro'yxatini tuzing.

Hamyoningizni nusxasini oling

Ko'pchiligimiz har kuni hamyonimizda muhim ma'lumotlarni olib yurishadi va agar ular yo'qolib qolsa yoki o'g'irlangan bo'lsa, bu juda noqulay bo'ladi.

Haydovchilik guvohnomangizning nusxalari, organning donor kartasi, tibbiy sug'urta kartasi (lar), sport zallari uchun a'zolik kartalari, kutubxona, oziq-ovqat do'koni sodiqlik dasturlari, ombor klublari va boshqalar, eng muhimi, barcha kredit va debet kartalari nusxalarini yarating (old tomondan nusxa oling) va orqaga). Ushbu nusxalarni boshqa muhim hujjatlar bilan birga saqlang.

Oddiy topshirish tizimini yarating

Taqdim etish tizimi qanchalik sodda bo'lsa, siz undan doimiy ravishda foydalanish ehtimoli ko'proq. Muhim hujjatning har bir toifasini oling va unga osib qo'yilgan fayl rangini belgilang:

• Uy va mulk yozuvlari
• Avtomatik yozuvlar
• Sog'liqni saqlash yozuvlari
• Moliyaviy yozuvlar
• Elektron yozuvlar
• Shaxsiy yozuvlar

Har bir toifadagi hujjatlar soniga qarab, ariza berish tizimingizga kerakli miqdordagi osilgan fayllarni qo'shing.

Manila papkalaridan foydalaning va har bir kategoriya ichida har bir alohida hujjat uchun papka yarating. Jildlarni tegishli rangli osilgan fayllar bo'limiga joylashtiring.

Agar siz uch o'lchamli bog'lovchi va yorliq qo'shimchalarini sotib olgan bo'lsangiz, yorliqlarni bir xil yozuv nomlari bilan belgilang, barcha hujjatlarni teshib qo'ying va ularni tartibga soling. Agar qog'ozlarni teshib bo'lolmasa, ularni papkaga joylashtiring va o'rniga papkani teshib qo'ying.

Agar hujjatlarni rasmiylashtirish sizning ishingiz bo'lmasa, bu bo'shashish daqiqasi bo'lishi mumkin. Siz ushbu barcha hujjatlarni skanerlashingiz, ularni qattiq diskka saqlashingiz va keyin asl nusxalarini parchalashingiz mumkin.

Ammo o'zingizning xohishingiz bilan foydalaning, chunki ba'zi hujjatlar yaxshi saqlanib qolinadi. Barcha muhim hujjatlarning asl nusxalarini saqlang. Qolganlarga nisbatan eng yaxshi mulohazangizdan foydalaning. Aksariyat moliyaviy institutlar siz qog'ozsiz yurganingizda xursand bo'lishadi.

Davomli texnik xizmat

Muhim hujjatlaringiz tartibga solinganidan keyin ularni shunday saqlang. Xar oyda to'lovlarni amalga oshirayotganda, yangi hujjatlarni topshirish tizimining tegishli bo'limiga yuboring. Shu bilan birga, oy davomida tizimdan olib tashlagan hujjatlarni topshirish tizimidan tashqarida bo'lishi mumkin. Ularni qayta joylashtiring. Yiliga kamida ikki marta, hujjat topshirish tizimidagi hujjatlarni ko'rib chiqing, agar ular tozalanishi mumkin bo'lsa. Yaxshi jadval taqvim yilining birinchi va har bir o'quv yilining oxirida bo'ladi.

Biroz kuch sarflab, muhim hujjatlaringizni tartibga solib, uzoq muddatli foyda olasiz va vaqtni tejashingiz mumkin.